ÇALIŞAN BİLGİLERİNİ İNANÇTA TUTMANIN 5 ADIMI
Kişisel bilgilerin güvenliği şirketler ve çalışanları için önemli kıymet arz ediyor. İş arayışında kullanılan CV’lerde ve çalışan adaylarından istenen dokümanlarda bireylerle ilgili hassas dataları içerdiğine dikkat çeken Siberasist Genel Müdürü Serap Günal, şirketlerin çalışan datalarının kapalılığını korumak ve güvenliğini sağlamak için göz arkası etmemeleri ve takip etmeleri gereken 5 kıymetli adımın olduğunu vurguluyor.
Bilginin güç olduğu bu çağda, bilgiler bilgi edinmeye giden yolda en kritik öge olarak görülüyor. Toplanan bu bilgiler bazen kıymetsiz görünebilir lakin hackerlerin ellerine düştüğünde kullanıcılar için tehlikeli boyutlara ulaşabiliyor. Bilhassa şirket datalarına gözlerini diken hackerlerin çeşitli oltalama hücumları için çalışanlara ilişkin şahsî birçok bilgiyi de hedeflediği görülüyor. Bu durumun ferdî dataların korunmasında kişisel efor kadar kurumsal eforun da ehemmiyetini ortaya çıkardığını aktaran Siberasist Genel Müdürü Serap Günal, çalışan bilgilerini zımnî tutmanın ve bilhassa işe alım süreçlerinde İK departmanlarının sorumluluklarının KVKK ile daha da arttığına dikkat çekiyor. Şahsî bilgilerin güvenliği konusunda şirketlerin süreçlerini yine oluşturmaları konusunda harekete geçmesi gerektiğini de hatırlatan Günal’a nazaran, şirketlerin çalışan bilgilerini inançta tutabileceği kıymetli noktalar bulunuyor.
1. Çalışanlar için uygulanan zımnilik maddelerine hakim olun. Kanunları bilmek ve çalışanları korumak için nasıl uygulandığı konusu hakkında bilgi sahibi olmak şirketlerin sorumluluğunda. Global çapta operasyonel büyüklüğe sahip şirketlerin çalışanları için bilmeleri gereken kapalılık maddelerine global düzenlemeler de ekleniyor. Şirketlerin bilhassa Türkiye için KVKK ve Avrupa için de GDPR’ye dikkat etmesi gerekiyor.
2. Topladığınız ve işlediğiniz ferdî dataların gayeye uygun olması gerekiyor. Genel olarak şirketler, çalışanları hakkında yalnızca işle ilgili olan dataları toplayabiliyor. Tipik bir çalışan data havuzunda ise özgeçmiş, sıhhat bilgileri, referanslar, maaş bilgileri, iş mukaveleleri ve performans incelemeleri yer alabilir. Bunlar dışında ya da maksada uygun olmayan data toplama ya da saklama yasa dışı olarak kabul ediliyor.
3. Açık istek almayı ve KVKK adımlarını atlamayın. Şirketlerin çalışan datalarını müdafaaları kadar bu dataları neden ve nasıl aldığını çalışanlarına anlatmaları değer arz ediyor. Bilgi toplama sürecini çalışana en kolay aktarma yolu kanuna uygun resmi onay siyasetleri olarak öneriliyor. Bu siyasetleri sistemli olarak denetim etmek ve çalışmalar yapmak kanuna bağlı kalmayı kolaylaştırıyor.
4. Bilgi ihlallerini çalışanlara bildirmekte gecikmeyin. KVKK ve GDPR ile uygun data muhafaza siyasetine sahip olması gereken şirketlerin rastgele bir ihlal durumunda, çalışanını ve ilgili makamları belirtilen mühlet içinde bildirme zaruriliği bulunuyor.
5. Dataların işlenme süreçlerini daima denetleyin. Şirket İK ünitesinde bulunan bilgilerin daima denetlenmesi ve işe alım süreçlerinin de kaydının tutulması gerekiyor.
Kaynak: (BHA) – Beyaz Haber Ajansı
